L'interface d'Excel : rubans, feuilles et cellules

Les zones de l'écran

De haut en bas, cinq zones suffisent à s'orienter.

Cinq zones, et à quoi elles servent.

Le ruban. Les onglets Accueil, Insertion, Données, Affichage, et le reste. Tout s'y trouve, et l'on n'y va que quand on ne connaît pas le raccourci.
La zone de nom, tout à gauche sous le ruban. Elle affiche la référence de la cellule sélectionnée, et c'est aussi le moyen le plus rapide d'atteindre une case lointaine.
La barre de formule, juste à droite. Elle montre le contenu réel de la cellule, qui n'est pas toujours ce que la grille affiche.
La grille. Les colonnes en lettres, les lignes en numéros.
La barre d'état, tout en bas. Elle affiche discrètement la somme, la moyenne et le nombre de cellules sélectionnées : un total rapide sans écrire la moindre formule.

Ce que le tableur comprend d'une saisie

C'est le point qui coûte le plus de temps aux débutants, et il mérite qu'on s'y arrête.

La feuille ci-dessous met les cas courants côte à côte. Cliquer sur chaque cellule de la colonne A, regarder son alignement, puis lire la barre de formule.

Sur une colonne de cinq valeurs, l'œil suffit. Sur un relevé de trois cents lignes récupéré d'un collègue, il faut un contrôle qui compte à sa place, et deux fonctions le font. NB compte les cellules qui contiennent un nombre, NBVAL compte les cellules non vides, quel que soit leur contenu. Leur différence est le nombre de cases que le tableur a prises pour du texte.

Une date est un nombre

Ce que le tableur reconnaît comme une date, il l'enregistre comme un numéro de jour. Dans le calendrier qu'Excel emploie par défaut sous Windows, le 1er janvier 1900 porte le numéro 1, et le 1er janvier 2024 le numéro 45 292. Ce qu'on lit dans la case, « 01/01/2024 », n'est qu'un habillage posé sur ce nombre. Trois conséquences en découlent.

Une durée est une soustraction. Une machine révisée le 15 mars 2024 et contrôlée le 29 mai 2024 : avec les deux dates en A2 et B2, =B2-A2 rend 75, le nombre de jours écoulés, parce que le tableur calcule en réalité 45 441 moins 45 366. De la même façon, =A2+90 donne la date qui tombe quatre-vingt-dix jours après la révision.

Le format ne change que l'habillage. Passer une date au format Standard affiche son numéro ; la repasser au format Date la rhabille. Si le résultat d'une soustraction de dates s'affiche lui-même comme une date du début de 1900, c'est le bon nombre sous le mauvais habillage : il suffit de mettre la case au format Standard.

Une date prise par erreur est perdue. Le code article 05-2024, transformé en mai 2024, est devenu le jour 45 413, le 1er mai 2024. Mettre la case au format Texte n'affiche plus que ce numéro : le code d'origine n'est nulle part, et seule une nouvelle saisie le rétablit. C'est pourquoi le format Texte se pose avant la saisie.

La feuille interactive de ce site ne connaît pas les dates : ces calculs se vérifient dans Excel.

Importer un relevé d'appareil

Un enregistreur de température, un banc d'essai ou un logiciel de supervision exportent leurs mesures dans un fichier .csv. Quand l'appareil est réglé en anglais, le fichier suit les conventions anglaises : un point comme marque décimale, et une virgule entre les colonnes. Un Excel réglé en français attend l'inverse, la virgule dans les nombres et le point-virgule entre les colonnes. Ouvert d'un double-clic, un tel fichier arrive donc mal, de l'une de deux façons selon sa forme : tout le relevé tassé dans la colonne A, chaque ligne réduite à un seul texte, ou des colonnes bien séparées dont les mesures, écrites avec un point, ne sont pas des nombres.

Le second cas est le plus traître, parce que la feuille a l'air juste. Le relevé ci-dessous en est un exemple.

La bonne façon de s'en sortir est de ne pas ouvrir le fichier, mais de l'importer : l'import laisse choisir le séparateur de colonnes et la façon de lire les nombres.

Quand le fichier est déjà ouvert et qu'une seule colonne est touchée, on peut aussi réparer après coup, en remplaçant le point par la virgule dans cette seule colonne : chaque case modifiée est relue comme si on venait de la taper, et devient un nombre. Deux précautions. Sélectionner la colonne avant, sans quoi le remplacement touche aussi les références, les numéros de version et tout ce qui porte un point ailleurs dans la feuille. Et si les mesures portent aussi des séparateurs de milliers (1,250.5), renoncer : seul l'import les lit correctement.

Le même piège attend un programme qui lit un relevé : en Python, le séparateur et la marque décimale se déclarent au moment de la lecture, comme le montre le chapitre pandas.

Saisir et corriger

Trois façons de modifier une cellule, et elles ne font pas la même chose.

Sélectionner et taper remplace tout le contenu. C'est ce qu'on veut pour une correction complète.
Appuyer sur F2, ou double-cliquer, ouvre la cellule pour modifier au milieu, sans tout effacer. Indispensable sur une formule longue.
Cliquer dans la barre de formule fait la même chose, avec plus de place pour voir.
Et pour effacer : la touche Suppr vide le contenu en gardant la mise en forme, alors que « Effacer tout » du ruban retire aussi les couleurs et les bordures. Les deux existent parce qu'on veut rarement les deux à la fois.

Sélectionner sans souffrir

Travailler sur un long tableau

Un relevé de production ou un registre de maintenance dépassent vite la hauteur de l'écran. Quatre gestes changent alors la vie.

Garder les en-têtes sous les yeux. Passé la quarantième ligne, on ne sait plus quelle colonne est la pression et laquelle la température. Figer les volets garde la ligne d'en-tête affichée pendant que le reste défile ; rien ne change dans les données, seulement dans l'affichage.

Insérer ou supprimer une ligne. Insérer une ligne au milieu d'un tableau ne casse rien : les formules suivent, et une somme sur B2:B9 devient une somme sur B2:B10 si la ligne arrive à l'intérieur de la plage. Deux cas demandent de l'attention. Une ligne insérée au-dessus de la première ligne de la plage, ou ajoutée sous la dernière, reste en dehors : la somme ne la compte pas. Et supprimer une cellule qu'une formule désigne à elle seule remplace la référence par #REF! : la formule a perdu son ingrédient, et Ctrl + Z tout de suite est le seul retour simple.

Prolonger une série. La poignée de recopie, le petit carré en bas à droite de la cellule sélectionnée, ne sert pas qu'aux formules, que le chapitre 3 recopie avec elle. Tirée depuis des données, elle prolonge une série : deux cellules 1 et 2 donnent 3, 4, 5, et 5 et 10 donnent 15, 20, 25, parce que c'est l'écart qui se répète. lundi donne mardi, mercredi ; janvier donne février, mars ; Poste 1 donne Poste 2, Poste 3. Un nombre seul, en revanche, se recopie à l'identique : 1, 1, 1.

Le remplissage instantané. Un export de logiciel de maintenance livre souvent une colonne comme « TCN-01 Tour CN atelier B », où le code et la désignation sont collés. Le remplissage instantané sépare ce genre de colonne par l'exemple : on tape à côté le résultat voulu pour la première ligne, et Excel devine le motif pour les suivantes. Deux précautions. Le résultat est une valeur figée, pas une formule : si la colonne d'origine change, rien ne suit. Et Excel devine : une ligne atypique, un code plus long ou un espace en trop, peut être mal découpée sans rien signaler.

Les raccourcis qui servent vraiment

Le plus utile de ces raccourcis est le collage spécial en valeurs. Copier une colonne de formules et la coller ailleurs recopie les formules, dont les références se décalent, ce qui donne souvent n'importe quoi ; le collage en valeurs ne colle que les résultats, définitivement figés. C'est ce qu'il faut faire pour envoyer un extrait à quelqu'un, pour archiver un état à une date donnée, ou pour casser volontairement une dépendance devenue gênante. Le geste est irréversible sur ce qui a été collé : les formules d'origine n'y sont plus.

Enregistrer et organiser

• Nommer les feuilles : un double-clic sur l'onglet. « Feuil1 » ne dit rien à personne, pas même à celui qui l'a créée trois semaines plus tôt.
• Un classeur, un sujet. Mieux vaut plusieurs feuilles dans un classeur que quinze fichiers dont on ne sait plus lequel est à jour.
• Le format .xlsx est le format normal. Le format .csv ne conserve ni formules, ni mise en forme, ni feuilles multiples : il ne sert qu'à échanger des données brutes.

Mettre en pratique