Avant de commencer : à quoi sert un tableur
Ce que ce chapitre apporte 6 points
- Expliquer ce qu'un tableur apporte de plus qu'une calculatrice.
- Distinguer un classeur, une feuille et une cellule, et désigner une cellule par sa référence.
- Observer le recalcul automatique et nommer ce qui le déclenche.
- Ranger un paramètre dans sa propre cellule, et s'en servir pour interroger un petit modèle de coût.
- Reconnaître à son alignement si une cellule contient un nombre ou du texte.
- Citer les risques propres au tableur, et les contrôles qui les limitent.
Où trouver Excel
Aucun achat n'est nécessaire pour s'entraîner :
- Excel en ligne, gratuit : office.com → Excel, avec un compte Microsoft.
- Version installée : Microsoft 365 ou l'essai gratuit.
Google Sheets et LibreOffice Calc fonctionnent presque à l'identique. Les références de cellules, les formules, les fonctions : tout ce que ce module enseigne s'y applique tel quel.
Deux différences à connaître tout de même. Les noms de fonctions sont traduits dans la version française d'Excel et de LibreOffice (SOMME, MOYENNE) mais restent en anglais dans Google Sheets (SUM, AVERAGE). Et le séparateur d'arguments est le point-virgule en français, la virgule en anglais, parce que la virgule est déjà prise par la marque décimale.
Ce module emploie les conventions françaises, qui sont celles qu'on verra à l'écran.
Qu'est-ce qu'un tableur ?
Un tableur est un logiciel qui organise les données dans une grille de lignes et de colonnes, et qui sait recalculer automatiquement tout ce qui dépend d'une valeur dès que celle-ci change.
Ce qu'un tableur apporte qu'une calculatrice n'a pas. Une calculatrice donne un résultat et l'oublie. Si l'on s'est trompé d'un chiffre, il faut tout retaper.
Un tableur garde le calcul, pas seulement le résultat. Il sait que le total dépend des prix et des quantités, et il refait le calcul de lui-même dès qu'un prix bouge.
C'est la seule différence, et elle change tout. Un devis, un chiffrage, un relevé cessent d'être des documents figés pour devenir des modèles que l'on peut interroger : « et si le prix de l'acier montait de 10 % ? ». La section sur les modèles, plus bas, pose la question pour de bon.
Classeur, feuille et cellule
Trois mots à ne pas confondre :
- Classeur : le fichier (
.xlsx). C'est le cahier entier. - Feuille : une page de ce cahier, nommée « Feuil1 » par défaut. Un classeur peut en contenir plusieurs, avec des onglets en bas de l'écran.
- Cellule : une case de la grille, repérée par sa colonne (une lettre) et sa ligne (un numéro).
La référence d'une cellule est son adresse : la lettre de sa colonne suivie du numéro de sa ligne, dans cet ordre, et sans espace.
B2 désigne la cellule de la colonne B, ligne 2. A1 est la toute première, en haut à gauche.
La feuille ci-dessous est réelle : cliquer sur n'importe quelle case pour voir son adresse s'afficher à gauche de la barre de formule.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Machine | Mise en service | Heures de marche |
| 2 | Tour CN | 2016 | 18400 |
| 3 | Fraiseuse | 2019 | 9650 |
| 4 | Presse plieuse | 2012 | 27300 |
| 5 |
B3 contient la valeur « 2019 ». Ce n'est pas une formule : rien ne se recalculera ici.
B3, jamais 3B. La lettre vient toujours en premier, et c'est l'ordre inverse de celui d'une grille de bataille navale, ce qui explique la moitié des hésitations de début.Un moyen de ne plus se tromper : la référence se lit comme elle s'écrit sur l'écran, en partant de l'en-tête du haut (la lettre) puis en descendant vers le numéro de ligne, sur la gauche.
1.Quelle est la référence de la case en deuxième colonne, quatrième ligne ?
2.Un classeur, une feuille et une cellule, c'est…
Le recalcul, tout de suite
Inutile d'attendre le chapitre 3 pour voir l'essentiel. Dans la feuille ci-dessous, la cellule D2 ne contient pas 88,2 : elle contient la formule =B2*C2. Changer le prix en B2 et regarder ce qui se passe.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Pièce | Prix unitaire (€) | Quantité | Total (€) |
| 2 | Roulement 6204 | 7,35 | 12 | 88,2 |
| 3 | Courroie SPZ | 12,65 | 4 | 50,6 |
| 4 | Filtre hydraulique | 38,5 | 2 | 77 |
| 5 |
D2 contient la formule =B2*C2, et affiche 88,2. Les cellules qu'elle utilise sont teintées.
La barre de formule ne montre pas la même chose que la case. La case affiche 88,2, la barre affiche =B2*C2. Ce décalage est la source de presque tous les malentendus des débutants, et le bouton « afficher les formules » sert justement à le lever d'un coup.
Les cellules utilisées par la formule sont teintées. En sélectionnant D2, B2 et C2 se colorent : c'est là que le résultat va chercher ses ingrédients.
Changer B2 change D2, mais changer D2 ne change rien à B2. La dépendance ne va que dans un sens, et un tableur la suit tout seul, même sur des milliers de cellules.
- Sélectionner la cellule et lire la barre de formule, au-dessus de la grille : elle montre la formule, la case montre son résultat.
- Pour voir d'un coup toutes les formules de la feuille : onglet Formules, bouton Afficher les formules.
- Cliquer une seconde fois sur le même bouton pour revenir aux résultats.
1.Que contient réellement une cellule qui affiche 88,2 et dont la barre de formule montre =B2*C2 ?
2.Quel est l'apport principal d'un tableur par rapport à une calculatrice ?
Un modèle qu'on interroge
Le recalcul prend tout son sens quand une feuille sépare ce qu'on suppose de ce qu'on calcule. Un prix d'achat, un taux horaire, un taux de change sont des hypothèses, et elles changeront. Rangées chacune dans sa propre cellule, avec une étiquette à côté, elles deviennent des paramètres : les formules les désignent au lieu de recopier leur valeur, et changer un paramètre refait tout le chiffrage.
La feuille suivante chiffre une bride usinée dans un brut d'acier. Les deux paramètres sont en haut, les données de la pièce au milieu, les calculs en dessous.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Paramètre | Valeur |
| 2 | Prix de l'acier (€/kg) | 2,5 |
| 3 | Taux horaire de l'atelier (€/h) | 48 |
| 4 | ||
| 5 | Bride usinée | Par pièce |
| 6 | Masse du brut (kg) | 3,2 |
| 7 | Temps d'usinage (h) | 0,75 |
| 8 | Coût matière (€) | 8 |
| 9 | Coût d'usinage (€) | 36 |
| 10 | Coût de revient (€) | 44 |
| 11 | Pièces commandées | 500 |
| 12 | Coût de la commande (€) | 22000 |
| 13 |
B2 contient la valeur « 2,5 ». Ce n'est pas une formule : rien ne se recalculera ici.
Le même « plus 10 % » ne pèse pas du tout le même poids selon le paramètre qu'il touche, parce que la matière fait moins d'un cinquième du coût de cette pièce et l'heure d'atelier le reste. L'intuition aurait mis l'acier en cause ; le modèle répond en deux secondes, et il répond juste tant que ses formules le sont. Le chapitre 7 étend cette organisation à tout un classeur, en trois zones : paramètres, données, résultats.
Dans le chiffrage de la bride, où faut-il écrire le prix de l'acier ?
Nombre ou texte : la distinction qui compte
Pour un lecteur, 24 et 24 mm disent la même chose. Pour un tableur, ce sont deux mondes différents : le premier est un nombre, avec lequel il sait calculer ; le second est du texte, avec lequel il ne sait rien faire, et qu'une somme ignore sans prévenir.
Le chapitre 2 montre d'où viennent ces faux nombres (une unité tapée dans la case, un point à la place de la virgule, un relevé d'appareil mal importé) et comment les compter sur une colonne de trois cents lignes.
Une valeur numérique apparaît collée à gauche de sa cellule. Que faut-il en conclure ?
Les premiers pas
- Ouvrir un classeur vierge : onglet Fichier, Nouveau, puis Nouveau classeur, ou
Ctrl + Ndepuis un classeur déjà ouvert. - Cliquer sur une cellule pour la sélectionner : elle s'entoure d'un cadre, et sa référence s'affiche dans la zone de nom, à gauche de la barre de formule.
- Taper la valeur, puis valider avec Entrée (on descend d'une ligne) ou Tabulation (on va à droite).
- Corriger une case : la sélectionner et retaper, ou appuyer sur F2 pour modifier son contenu sans tout effacer.
- Enregistrer avec
Ctrl + Sdès la première minute, puis souvent. La première fois, Excel demande un nom et un emplacement.
Une ligne d'en-tête, et une seule. La première ligne donne le nom de chaque colonne, le reste est constitué de données. Deux lignes d'en-têtes empilées cassent le tri, les filtres et les tableaux croisés.
Une donnée par cellule. « Tour CN, atelier B » dans une case plutôt que la machine et l'atelier dans deux, c'est une colonne qu'on ne pourra plus trier ni filtrer par atelier.
Pas de ligne vide au milieu. Un tableur considère qu'un bloc de données s'arrête à la première ligne entièrement vide, et la moitié des sélections automatiques s'arrêteront là aussi.
Les limites et les risques du tableur
Ce qui fait la force du tableur fait aussi sa fragilité. Une feuille mélange sur la même grille les données, les calculs et les résultats ; rien n'y garde une trace fiable de qui a changé quoi, ni quand ; et une formule fausse rend un nombre aussi net qu'une formule juste. Le logiciel ne se trompe pas : il fait exactement ce qu'on lui a demandé, et quand la demande est fausse, rien ne le signale. Deux affaires documentées le montrent à grande échelle.
Une plage trop courte. En 2010, deux économistes de Harvard, Carmen Reinhart et Kenneth Rogoff, publient « Growth in a Time of Debt », un article très cité sur le lien entre dette publique et croissance. En 2013, Thomas Herndon, doctorant à l'université du Massachusetts à Amherst, cherche à refaire leurs calculs et obtient leur classeur. Une moyenne y porte sur les lignes 30 à 44 au lieu de 30 à 49, et laisse de côté cinq pays : l'Australie, l'Autriche, la Belgique, le Canada et le Danemark. Cette plage n'expliquait qu'une partie des écarts relevés par Herndon et ses deux professeurs, mais elle était restée invisible trois ans, parce que la moyenne affichait un nombre plausible.
Un format trop petit. En octobre 2020, l'agence de santé publique anglaise, Public Health England, annonce que près de 16 000 cas positifs de COVID-19 (15 841 exactement), enregistrés entre le 25 septembre et le 2 octobre, manquaient aux chiffres quotidiens. Les résultats des laboratoires passaient par des fichiers à l'ancien format .xls, limité à 65 536 lignes par feuille ; chaque résultat en occupant plusieurs, ce qui dépassait était simplement laissé de côté, et la recherche des personnes contacts a pris du retard.
Le chapitre 2 évoque un troisième cas célèbre, celui des noms de gènes que le tableur a changés en dates.
Ce qu'on en retient pour travailler.
Chaque paramètre dans sa cellule, avec son étiquette : un nombre visible se vérifie, un nombre enfermé dans une formule ne se relit pas.
Des contrôles de cohérence : compter les lignes et les comparer à ce que la source en annonçait, refaire un total par un autre chemin, afficher les formules pour relire les plages qu'elles couvrent.
Ne pas dépasser ce que l'outil sait faire : une feuille .xlsx s'arrête à 1 048 576 lignes, un fichier se prête mal à plusieurs personnes qui saisissent en même temps, et rien n'y conserve un historique fiable des modifications. Le chapitre 7 dresse la liste des signaux qui imposent de changer d'outil.
Au-delà, un programme fait le même travail en le gardant écrit, donc relisible : le chapitre pandas du parcours Python traite un relevé étape par étape, et le parcours Bases de données explique pourquoi le tableur partagé finit par craquer.
Qu'avaient en commun l'erreur de Reinhart et Rogoff et celle de Public Health England ?
Mettre en pratique
Quelle est la référence de la case située dans la troisième colonne, cinquième ligne ?
C5.
La troisième colonne est C (A, B, C), et la cinquième ligne porte le numéro 5.
L'ordre ne se discute pas : la lettre d'abord, le numéro ensuite. 5C ne veut rien dire pour un tableur, qui refusera la formule.
Quelle différence y a-t-il entre écrire =7,35*12 et =B2*C2 en D2 ?
Le résultat est le même. Ce qui change, c'est ce qui se passe ensuite.
=7,35*12 fige les valeurs dans la formule. Si le prix change, il faut rouvrir la formule et la corriger à la main, dans chaque ligne où elle apparaît.
=B2*C2 désigne des cases. Changer B2 suffit : le total se recalcule, et toutes les autres formules qui dépendent de D2 se recalculent à leur tour.
C'est toute la valeur d'un tableur. Une règle simple en découle : ne jamais taper un nombre dans une formule s'il figure déjà quelque part dans la feuille.
La case D2 affiche 88,2 mais la barre de formule affiche =B2*C2. Laquelle des deux est « le contenu » de la cellule ?
La barre de formule. C'est elle qui montre ce que la cellule contient réellement ; la grille montre ce que ce contenu produit.
La confusion entre les deux est le malentendu le plus courant du tableur. Elle explique pourquoi certains recopient un résultat à la main dans une autre case et s'étonnent qu'il ne se mette plus à jour.
Afficher les formules (onglet Formules) bascule toute la feuille sur le contenu réel. C'est le premier geste à faire devant un fichier qu'on ne connaît pas.
Le prix de l'acier augmente de 10 %. Faut-il augmenter de 10 % le prix de la bride usinée ?
Non. Le modèle de ce chapitre répond : le coût de revient passe de 44 € à 44,8 €, soit 0,80 € de plus par pièce, moins de 2 %.
Augmenter le prix de 10 % reviendrait à répercuter 4,40 € par pièce pour une hausse réelle de 0,80 €. La matière ne pèse que 8 € sur 44 ; l'usinage, 36 €, n'a pas bougé.
C'est exactement la question qu'un modèle sait trancher, et qu'une calculatrice laisse à l'intuition. Encore faut-il que le prix de l'acier soit un paramètre, rangé dans sa cellule : tapé dans une formule, il aurait fallu le retrouver avant de pouvoir le changer.
Un collègue transmet un classeur dont le total paraît plausible. Qu'est-ce qui pourrait pourtant le rendre faux, sans aucun message ?
Au moins quatre choses, et aucune ne produit d'erreur visible.
Une plage trop courte, qui laisse les dernières lignes hors du calcul : c'est l'erreur de Reinhart et Rogoff.
Des lignes perdues en route, à l'import ou à l'enregistrement : c'est l'affaire de Public Health England.
Des cases de texte au milieu des nombres, qu'une somme ignore : le chapitre 2 apprend à les compter.
Un nombre tapé dans une formule, resté à son ancienne valeur quand la feuille a changé.
Les parades tiennent en trois gestes : afficher les formules et relire les plages ; compter les lignes et comparer à la source ; refaire le total par un autre chemin, par exemple la barre d'état en bas de l'écran.
Pourquoi éviter une ligne vide au milieu d'un tableau ?
Parce qu'un tableur considère qu'un bloc de données s'arrête à la première ligne entièrement vide.
Toutes les commandes qui sélectionnent automatiquement « le tableau » s'arrêteront là : le tri ne portera que sur la première moitié, le filtre ignorera la seconde, un tableau croisé dynamique ne verra qu'une partie des lignes.
Le problème est d'autant plus dangereux qu'il est silencieux : le tri fonctionne, il ne signale rien, il n'a simplement pas trié tout ce qu'on croyait.
Pour aérer visuellement, augmenter la hauteur des lignes ou ajouter une bordure, jamais une ligne vide.
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